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(D9CH1) - Aspects organisationnels & conduite de projets de FOAD

Aspects organisationnels et conduire de projets FOAD

 

Le cours Aspects organisationnels et conduite de projets de FOAD (2012-2013) du Master AIGEME de l'Université Sorbonne Nouvelle est dispensé par Jean-François MAYNIER.

 

Il se compose de quatre chapitres, construits essentiellement à partir de l'expérience personnelle de M. Maynier de mise en place de dispositifs de FOAD ; leur étude est validée par des exercices de synthèse puis une étude de cas finale. Ce cours vise à faire acquérir à l'étudiant aigemien des compétences en ingénierie de formation pour savoir concevoir et gérer des dispositifs de FOAD : rechercher le meilleur agencement possible des ressources disponibles, qu'elles soient humaines, matérielles ou financières, pour atteindre les objectifs assignés aux dispositifs ; suivre leur réalisation et leur exploitation ; puis les évaluer.

 

Pour ce faire, au fil du cours, l'étudiant aigemien est amené à mieux comprendre le concept de la Formation Ouverte et À Distance (FOAD) et la conception pédagogique de modules de formation en ligne et services d'accompagnement en présence et à distance (tutorat) des apprenants. Il est invité à analyser les contextes et situations pour concevoir des dispositifs de FOAD visant à assurer le meilleur effet de formation au regard des contraintes des publics. Sont ensuite étudiées les raisons pour lesquelles s'orienter vers un dispositif de FOAD, les avantages de tels dispositifs par rapport à la formation en présentiel et à la formation entièrement à distance. Un troisième chapitre du cours vise à transmettre les bases nécessaires à la réalisation du montage financier d'un dispositif de FOAD, et sensibilise à l'importance de celui-ci dans la construction d'un dispositif de FOAD. Enfin, le cours s'efforce de répondre à la question "Comment organiser la conception d'un dispositif de FOAD ?", mentionnant quelques outils de suivi et évaluation afin que l'étudiant aigemien puisse ultérieurement se construire ses propres outils.

 

 

 

* Pour plus d'informations, vous pouvez consulter la présentation officielle du cours "D9CH1 - Aspects organisationnels et conduite de projets FOAD" sur  le site de l'Université Sorbonne Nouvelle < http://www.univ-paris3.fr/aigeme-ifd-tableau-de-synthese-des-cours-161837.kjsp > cf. : C9IF12 - Transmission des connaissances et e-formation.

Mes articles relatifs au cours "Aspects organisationnels et conduite de projet de FOAD"

6 grands principes selon lesquels construire un budget prévisionnel pour donner des bases solides à un projet de Formation Ouverte et À Distance (FOAD)

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Lors de la mise en place et du déploiement d’un dispositif de Formation Ouverte et À Distance (FOAD), la fiabilité du budget prévisionnel conditionne l’aboutissement du projet et sa pérennité. 

Aspects organisationnels et conduite de projet FOAD

Quels grands principes peuvent permettre de construire un projet de FOAD sur des bases solides ?

 

Principe n°1 : Commencer par estimer les coûts supportables, afin de doter le projet d'un premier cadre de "réalisme"

La construction du budget prévisionnel d’un projet de FOAD peut commencer par une estimation des recettes, car dans le cadre d’un budget équilibré, celles-ci correspondent aux coûts supportables. Il s’agit des recettes de ventes (suite à une étude de marché : tarif x nombre d’inscriptions prévues), des subventions, des dotations en moyens humains ou matériels, … Cette première réflexion sur les moyens financiers (ou autres recettes valorisables) permettra de disposer d’un cadre initial pour développer le dispositif de FOAD, car les ressources sont l’un des éléments qui impactent l’organisation d’un tel dispositif. En effet, à partir de ce premier indicateur qu’est l’estimation des coûts supportables, il sera possible de commencer à structurer un projet réaliste (du point de vue de la combinaison des moyens de formation qu’il pourra mobiliser). Et le concepteur sera plus apte à estimer ses marges de manœuvre. Car tarif et organisation générale du dispositif sont deux données très susceptibles d’évoluer au cours du montage financier de la formation.

 

Principe n°2 : Avoir clairement en tête la formation "idéale" pouvant être mise en place, afin de pouvoir mener un inventaire aussi exhaustif que possible de l'ensemble des postes de dépenses à prévoir

À ce stade, le projet de FOAD est souhaité réaliste, mais n’a pas encore été précisément confronté aux contraintes budgétaires. Ce principe n°2 permet d’évaluer les organisations que l’on souhaite mettre en place. Et c’est avec un modèle de « formation idéale » en tête qu’on va procéder, avec toute l’exhaustivité possible, à un inventaire des postes de dépenses à prévoir pour mettre en œuvre la formation : rémunération des formateurs, moyens matériels et techniques, frais de duplication, frais de gestion… et bien d’autres postes de dépenses encore (nous en verrons un certain nombre dans le « Principe n°3 »). À partir de cet inventaire, il faudra estimer les coûts correspondants (chiffrer les postes de dépenses). Car le bon développement d’un projet de FOAD est conditionné par une évaluation fiable des moyens nécessaires à sa mise en place et exploitation.

 

Principe n°3 : Bien tenir compte, lors du "chiffrage", des caractéristiques du budget d'un dispositif de FOAD

Au cours du « chiffrage » des différents postes de dépenses, il ne s’agit pas d’oublier des frais « cachés » ou caractéristiques d’un dispositif de FOAD. Il est nécessaire d’être notamment vigilant sur les 4 points suivants :

1.      Ne pas sous-évaluer l’investissement initial requis

Dans un dispositif de FOAD, les coûts pour réaliser les modules de formation à distance peuvent être importants. Surtout si on conçoit des supports de formation sur cédéroms, audio-visuels, ou en ligne. De plus, il faut rémunérer un travail de conception pédagogique spécifique à la FOAD (conception d’outils finis dans leur rédaction, anticipant les difficultés des apprenants et répondant à leurs interrogations ; travail spécifique selon le support de diffusion…), et il faut rémunérer aussi des temps importants de coordination avec des professionnels des médias (infographistes, réalisateurs, techniciens, maquettistes, spécialistes PAO…). Il est nécessaire de prévoir une rémunération en droits d’auteurs pour tous les emprunts de documents effectués. En outre, des délais de réalisation (multimédia) plus ou moins importants peuvent également peser sur les coûts ; idem pour les délais nécessaires à l’obtention des autorisations (liées aux droits d’auteurs). Il ne faut pas non plus oublier que la recherche de spécialistes pour concevoir les supports de formation peut nécessiter des déplacements, et donc des frais de mission (transports, hébergement, restauration des membres de l’équipe de conception amenés à se déplacer). Le nombre et coût de ces déplacements est donc à évaluer.

Outre ces coûts liés à la conception des modules de formation, il est nécessaire d’estimer des coûts de communication, pour atteindre la cible (en interne ou externe), renseigner le public cible (présentation du dispositif, des moyens de formation mis à sa disposition). N’oublions pas que le nombre d’inscriptions est en partie lié à ces dépenses de communication, donc le montant de cet investissement doit être en rapport avec les coûts de conception notamment, pour favoriser un nombre suffisant d’inscriptions et équilibrer le budget.

2.      Ne pas sous-évaluer les coûts de fonctionnement/d’exploitation du dispositif auprès du public

Ces coûts apparaissent lors de l’exploitation du dispositif et dépendent, pour la plupart, du nombre de participants à la formation (charges variables) et des prestations qui sont prévues dans le dispositif au niveau des services d’accompagnement en présence et à distance. Ce peut être notamment des coûts de maintenance (serveur, temps/travail d’animation d’un site web, maintenance informatique, amortissement des moyens matériels et techniques achetés), des coûts d’animation des services en ligne, des frais de duplication, de conditionnement, d’expédition, d’acheminement ; mais surtout les coûts importants d’intégration des services d’accompagnement à distance et en présence, tels que les frais de corrections de devoirs et exercices, les frais de tutorat à distance, la rémunération de la contrainte que représentent pour les formateurs les sollicitations des apprenants, l’immobilisation de formateurs dans le cadre de services d’accompagnement synchrones (coûts non proportionnels à la fréquentation du service par les apprenants). Notons que si les coûts de fonctionnement liés aux prestations de suivi pédagogique représentent une part trop importante du coût total de la formation, la marge risque d’être trop réduite pour pouvoir dégager un excédent de gestion. La vérification de ce rapport contribue donc à préciser l’estimation des « coûts supportables », à cadrer encore un peu plus précisément le dispositif, participant ainsi à la démarche de conception de ce dispositif de FOAD.

3.      Ne pas sous-évaluer les dépenses de coordination et suivi du projet

Les dispositifs de FOAD impliquent certains coûts qui ne sont pas toujours faciles à identifier, des coûts plus ou moins « cachés », tels que les temps de travail de coordination du dispositif (difficiles à évaluer). Nombre d’acteurs sont impliqués, et un certain nombre d’étapes doivent pouvoir s’enchaîner, pour mener le projet à bien : une coordination efficace est donc nécessaire. Cela implique alors des coûts de rémunération du chef de projet ou coordinateur, et de rémunération des temps de réunion. Ces coûts, en amont de la phase d’exploitation du dispositif, sont à prévoir lors de la conception, et lors de la réalisation du dispositif.

4.      Peut-être, prévoir un amortissement du projet sur plusieurs années

Compte tenu de l’importance de certaines dépenses mentionnées précédemment, il peut être tenu compte, lors du montage financier, de la durée de vie prévue du produit de formation (ainsi que des nouveaux investissements à prévoir en fonction de ses réactualisations), pour construire un budget prévisionnel sur quelques années (3 ans par exemple).

 

Principe n°4 : Confronter les dépenses aux recettes, afin de rechercher le meilleur rapport entre les coûts supportables et les dépenses induites par l'offre de formation "idéale"

Une fois l’ensemble des postes de dépenses inventoriés et chiffrés, il s’agit de déterminer un agencement envisageable des nombreux moyens humains, techniques, matériels, impliqués dans la conception du dispositif de FOAD, pour parvenir à l’effet de formation souhaité. Il s’agit alors de rechercher le meilleur rapport entre les « coûts supportables » et une offre de formation « idéale », de combiner, dans le cadre réaliste précisé au fil de la construction du projet prévisionnel, les différents moyens pour constituer un dispositif de formation adapté au mieux aux besoins des apprenants. On recherche alors l’efficience de l’ensemble des moyens mis au service du projet de formation, afin de se rapprocher tant que possible de la formation « idéale » préalablement définie.

 

Principe n°5 : Veiller, le cas échéant, à ce que le prix de vente ne soit pas sous-évalué, pour éviter un déséquilibre budgétaire

L’évaluation des recettes dont nous avons parlé en principe n°1 peut s’avérer difficile tant que la nature et l’agencement précis des prestations offertes dans le dispositif ne sont pas encore déterminés. Aussi, le budget se mettant en place progressivement, suite à l’identification des moyens nécessaires pour réaliser le projet de FOAD, le concepteur du dispositif peut être amené à revoir la tarification de la formation et ses prévisions de recettes. Dans le cadre d’un projet de FOAD, il faut tout particulièrement porter attention au point suivant : le tarif de commercialisation de la formation doit être fixé en rapport avec les dépenses de fonctionnement. Il ne s’agit pas, par exemple, de réduire excessivement les frais d’inscription (pour augmenter le nombre d’inscrits et donc le montant des recettes), alors que les services d’accompagnement induits par cette augmentation du nombre d’inscriptions pourront représenter une dépense supérieure aux nouvelles recettes !

 

Principe n°6 : Prévoir une marge de manoeuvre dans le budget prévisionnel, et le réajuster au fil de l'avancement du projet, pour donner toutes ses chances au projet de FOAD d'aboutir et de se pérenniser... 

Notons enfin, en principe n°6, qu’il faut toujours être prudent sur l’évaluation des coûts les plus difficiles à mesurer. Il faut donc prévoir un peu « large », pour donner au projet toutes ses chances d’aboutir et se pérenniser, quitte à réajuster ensuite les estimations lors de l’exploitation du projet. Car, naturellement, à différents moments de la vie du dispositif, le budget prévisionnel sera confronté avec les dépenses réelles, pour réalisation finale du budget réel. Ce budget réel pourra d’ailleurs servir de base lors du montage de nouveaux dispositifs.

 

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3 raisons de mettre en place un dispositif de Formation Ouverte et À Distance (FOAD)

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Parmi les différentes motivations qui peuvent être à l’origine de la mise en place d’un dispositif de Formation Ouverte et À Distance (FOAD), quelles sont les trois qui semblent les plus caractéristiques d’un tel dispositif ?

L'efficacité pédagogique

Depuis les origines de la FOAD, l’efficacité pédagogique a sa place au cœur des préoccupations de ceux qui travaillent à la mise en œuvre d’un dispositif de formation ouverte et à distance. Le concept de FOAD descend d’ailleurs de l’Open learning, or, celui-ci est apparu en Grande Bretagne suite au constat d’une relative inefficacité de la formation en salle. En effet, par rapport à un enseignement intégralement en présentiel, la FOAD permet de mettre en œuvre une approche plus actionnelle, et souvent plus personnalisée, ainsi qu’un rythme d’apprentissage plus souple pour l’apprenant. Ces caractéristiques concourent à l’efficacité de la formation : l’apprenant produit, tout au long de sa formation, des exercices et des devoirs qui l’obligent à être actif ; sur l’ensemble de son parcours de formation, il est porté par sa motivation, son engagement personnel, et sa capacité d’autoformation ; et l’apprenant peut adapter son rythme de travail à ses disponibilités (professionnelles, personnelles) et à ses besoins d’apprentissages (possibilité de travailler plus longuement certaines notions, etc.). En outre, dans les dispositifs de FOAD, des évaluations régulières des apprenants permettent une appréciation claire de leur progression ; il est ainsi possible d’obtenir un meilleur retour sur les effets de formation, et ainsi, le cas échéant, procéder à des réajustements plus efficaces. Par ailleurs, au-delà de ces atouts pédagogiques, psychologiques et organisationnels pour la réussite de l’apprenant, opter pour un dispositif de FOAD peut représenter un gain d’efficacité pédagogique directement lié aux compétences des formateurs. En effet, dans le cadre d’une formation ouverte et à distance, les formateurs pouvant se situer au sein d’une zone géographique très étendue (parfois internationale ou mondiale), les chances pour les apprenants d’être formés par les meilleurs spécialistes des domaines concernés par la formation s’en trouvent augmentées. Cette maîtrise disciplinaire de haut niveau (couplée à un solide sens de la pédagogie) peut représenter une composante déterminante de l’efficacité de la formation. Enfin, les TIC, au-delà de leur aura séduisante (innovation…), représentent un réel moyen de réussite : elles permettent notamment de renverser les schémas traditionnels de la formation (moins de transmission « classique » ; plus de co-construction, de collaboratif, de participatif…), et de diversifier les supports et stratégies pédagogiques déployées, développant ainsi le potentiel de la formation de rencontrer au mieux les besoins des différents « profils » d’apprenants.

 

La formation de publics dispersés dans différents lieux géographiques

Les TIC vont aussi permettre de solutionner, dans le cas d’un public-cible dispersé dans plusieurs lieux géographiques, des problèmes de distance (et d’isolement) dans la formation. Les TIC permettent ainsi la mise en œuvre de la fonction première d’un dispositif FOAD : faciliter l’accès à la formation par la souplesse de son mode d’organisation pédagogique (dispositif permettant la variété des temps et lieux de formation notamment). L’action de formation peut alors en être démultipliée : la FOAD permettant de largement s’affranchir des contraintes spatiales et temporelles du présentiel, les apprenants peuvent être à la fois dispersés… et nombreux !     

 

L'intérêt économique

Les apprenants doivent d’ailleurs être assez nombreux à suivre la formation ouverte et à distance pour que la mise en place d’un dispositif FOAD présente également un intérêt économique ; préoccupation qui n’est pas la moindre pour les décideurs dans le cadre des projets de mise en place de formation ou ouverture à distance de formation préexistantes. Les coûts de mise en place d’une formation ouverte et à distance (rémunération des formateurs, réalisation des outils de formation, administration technique de ces outils, suivi administratif des inscrits, moyens humains nécessaires aux services d’accompagnement à distance…) sont souvent plus élevés que ceux de la mise en place d’une formation en présentiel. La FOAD permet toutefois de dégager de réelles économies. En effet, d’une part, les coûts de mise en place d’une formation ouverte et à distance peuvent être répartis sur un plus grand nombre d’apprenants que dans le cadre d’une formation en présentiel : le coût de l’heure de formation par apprenant s’en trouve ainsi finalement diminué. Un nombre suffisant d’apprenants contribue donc à la rentabilité du dispositif ; le coût de la formation par apprenant tend à diminuer à mesure que le nombre d’apprenants augmente. Avec un dispositif de FOAD, de réelles économies d’échelles sont donc possibles. D’autre part, dans le cas de la formation de salariés, au-delà du coût de l’heure de formation par apprenant, la FOAD permet de dégager des économies : en permettant la réduction des temps de formation en présence, le report d’une partie du temps de formation sur du temps personnel, une réduction des dépenses de rémunération des temps de déplacements vers un centre de formation, une réduction de ces temps de déplacements (ce qui permet de dégager du temps de travail et contribue à la productivité du salarié), en permettant une optimisation des plages horaires de formation en fonction des disponibilités professionnelles, etc. Enfin, notons que pour l’ensemble des apprenants (salariés ou non), la mise en place d’un dispositif FOAD permet de réduire fortement les dépenses liées aux déplacements et à l’hébergement (or ces dépenses représentent habituellement 35% des dépenses de formation dans le cadre des formations en présentiel).

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